営業のアポ取りのコツ｜アポが取れない原因や成功させるための手順も解説

商談のアポ取りをするために、電話やメールで営業することがあります。電話をかけた際に担当者が不在の場合は、メールを送ることも一般的でしょう。本記事では、営業電話とメールを利用したアポ取りの成功率を高めるコツや方法を解説します。アポ取りを成功させて、会社の売上を伸ばしたい場合は、参考にしてください。

営業電話のアポ取りのコツ

営業電話のアポ取りをする場合、まずは事前にリストやスクリプトを作成しましょう。さらに架電のタイミングにも注意を払う必要があります。ここでは、営業電話のアポ取りに関するコツを紹介します。

リストを作成する

電話でアポイントを取る場合は、事前にテレアポリストを作ってターゲット企業をリスト化しましょう。ターゲットをリスト化すると、効率よくアポイントを獲得できます。リストを作成する場合、ターゲットとなる企業をインターネットで検索して調べたり、自社サイトを訪問した企業をIPアドレスで確認したりする方法があります。

リスト化したら、顧客に優先順位をつけてアプローチするとよいでしょう。たとえば優先順位の付け方として、商談がスムーズにまとまりそうな企業や継続した取引ができそうな企業を優先させます。

スクリプトを作成する

ターゲット企業にスムーズにアプローチするために、トークスクリプトを準備しておくことをおすすめします。電話営業の場合、トークスクリプトを確認しながら会話をすることもできます。

また候補日を事前に決めておいて、アプローチしたときにアポイントを取れるようにしておくことも重要です。アポイントをその場で取るためにも、伝えたい中身だけではなくクロージングまでをトークスクリプトに盛り込んでおくとよいでしょう。

架電のタイミングに注意を払う

相手が迷惑と感じないタイミングで架電することも重要です。大手企業の担当者は、午前中は会議などで忙しく電話にでられない可能性があります。そのため、昼から午後にかけて電話をするとよいでしょう。

中小企業の場合は、人数が少ないこともあり1人ひとりの業務量が多い傾向です。忙しい午前中や昼間は避けて夕方から夜にかけて架電するようにしましょう。とはいえ、企業によって営業時間も異なるため、事前に調べておくことも大切です。

需要や見込みを確認する

架電して企業の担当者と話す場合は、その企業の自社プロダクトに対する需要や成約の見込みを確認しましょう。

需要や見込みを確認する場合は、相手に聞くことも1つの手段です。たとえば相手が話に共感しているタイミングで、いつぐらいに商談できるのかを聞いて、その場で商談を確定させる方法も考えられます。

営業メールのアポ取りのコツ

営業メールでアポ取りするためのコツは、次のとおりです。

• わかりやすい件名にする
• 要点から詳細へとわかりやすい構成にする
• メールを送った理由を記載する
• アポイントの日時は複数提案する

それぞれについて解説します。

わかりやすい件名にする

営業メールの件名は、商談のアポイントを希望していることがわかるようにしましょう。件名がわかりにくいと、企業の担当者から読んでもらえない可能性があります。

相手は1日に数十通のメールを受け取っている可能性があるため、相手から優先してメールを開いてもらえるように工夫することが大切です。

要点から詳細へとわかりやすい構成にする

メールの本文は、はじめに要点を書き、その後に詳細を書くようにすると分かりやすくなります。また曖昧な表現を避け、返信してもらいたい期限を明確に記載しましょう。

本文の内容があいまいだったり、返信してもらいたい期限が明確でなかったりすると、要点が伝わりづらいです。先方がメールへの返信をためらう可能性もあるため、注意してください。

メールを送った理由を記載する

メールの冒頭では、連絡した理由を簡単に記載することが重要です。メールが送られた理由がわからないと、相手に不信感を持たれたり、不躾と感じさせたりする可能性があります。アポイントの件で送ったことがわかるように、理由を明確に記載しましょう。

アポイントの日時は複数提案する

商談の候補日時は3つ以上を提示した方が、相手も都合をつけやすくなります。返信をもらいやすく、アポイントもとりつけやすくなるでしょう。日程が合わない場合は、都合のよい日程を教えてもらえるように記載しておくことも重要です。

アポ取りが失敗する原因

へりくだり過ぎたり、話過ぎたりしてアポ取りが失敗するケースがあります。また後追いも、相手に売り込みを警戒されて失敗する原因となるでしょう。ここでは、アポ取りが失敗する主な原因を解説します。

へりくだり過ぎる

営業のアポ取りで失敗する原因の1つは、相手に対して弱腰になったり、へりくだり過ぎたりするからです。たとえば、口調のきつい人が電話に出たときに、弱腰になってしまい引き下がってしまうとアポ取りがなかなか成功しません。

また商談中に、担当者の反応が薄く興味を引いていないと感じられる場合もあるかもしれません。その場合、自身の営業トークに対して自信をなくし、へりくだってしまうケースもあります。

弱腰でへりくだった態度を克服できない場合は、事前にトークスクリプトを作成するとよいでしょう。相手の出方に動揺せずに、興味を引くような話し方ができるようになるでしょう。

話し過ぎる

ターゲット企業の担当者に自社の強みを伝えたいあまりに、話し過ぎるとアポ取りで失敗することがあります。話し過ぎると、相手は売り込まれている印象を持ってしまいます。

事業内容は1フレーズで簡潔に伝え、相手のペースを伺いながら話すことが大切です。テレアポは商談を取り付けることが目的であるため、事業内容や商品、サービスの内容は簡潔に伝えましょう。

後追いをしない

リストアップした企業に1度電話をかけただけで終わってしまい後追いをしないことは、アポ取りの成功率を低下させます。

1度の架電で商談のアポイントがとれなかった場合は、担当者とのやり取りで得た情報をもとに次回のアプローチ方法を考えるとよいでしょう。反省を活かして再び営業電話をかけると、アポを獲得できる可能性があります。後追いしたときに、取り次いでもらうためにも電話対応した担当者の名前は確認しておきましょう。

アポ取りの成功率を上げるための手順

アポ取りの成功率を上げる手順は次のとおりです。

• 顧客との接点を作る
• 見込み客とコミュニケーションを図る
• 速やかに日程を調整する

各項目を詳しく解説します。

顧客との接点を作る

いきなり見込み客にアプローチしても、なかなかアポが取れないことがあります。そのような場合は、ブログやSNS、動画などを使って情報発信するとよいでしょう。

従来から行われている展示会や業界紙で顧客との接点を築くこともおすすめです。顧客と接点を持つためにも、まずは見込み客の関心を集められるような施策を講じましょう。

見込み客とコミュニケーションを図る

自社プロダクトに興味を持った見込み客とは積極的にコミュニケーションを図りましょう。BtoBはBtoCと異なり、アプローチをする担当者は組織の中の1人であることを意識してください。

つまり企業が商品やサービスの導入を検討する場合は、1人で判断することが少ないです。自社の商品やサービスの良さを複数の担当者に伝えるためにも、対話を積み重ねることも大切です。担当者に取次ぐ受付の人にも丁寧な対応を心がけ信頼を得ましょう。

速やかに日程を調整する

商談のアポイントを取る際は、スムーズに日程調整へとつなげ、競合に見込み客を奪われないようにしましょう。競合よりも遅れを取ってしまうと、成約の獲得が難しくなります。商談の日程調整は速やかに行い、相手との接点が途切れないようにすることが重要です。

まとめ

今回紹介した営業でアポ取りするためのコツや方法を参考にして、商談へと結び付けられる営業電話を実践してください。

営業を効率化させたい場合は、インサイドセールスで実績のある弊社にご相談されることもおすすめです。3,000社以上のサポート実績があり、インサイドセールに向けた課題解決策の提案などを行っています。

商談獲得に必要な設計から実行までを提供できる点が特徴です。営業に必要なレポートや人的リソース、ITツールのサービスをパッケージ化してお届けしますので、資料請求もしくはお問い合わせください。

資料請求 / 問合せ