営業を効率化する方法｜効率化する重要性や手順、ツールなども解説

営業を効率化すると、商談数を増やしたり、営業担当者が商談にかける時間を増やせたりするため、売上の向上につながります。しかし、営業の効率化に限界を感じている担当者もいるのではないでしょうか。その場合は、これまでの営業を見直して、新しい方法を取り入れてみるとよいでしょう。この記事では、営業の効率化が重要な理由や具体的な手順と方法、おすすめのツールを解説します。成功事例も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

営業の効率化が重要な理由

営業を効率化すると、売上の増加や担当者の負担減少、顧客満足度の向上につながります。ここでは、それぞれの効果について詳しく解説します。

売上増加につながる

営業を効率化すると、担当者が商談以外の業務に費やす時間を削減できます。商談数を増やせるため、商品やサービスの販売成績を高められる可能性があり、売上の向上にもつながるでしょう。

たとえば、商談前の事前準備や資料作成にかける時間を減らせると、商談に多くの時間を割けます。

営業担当者の負担を減らせる

営業担当者は業務内容によっては心身の負担を抱えやすいため、営業の効率化でストレスを軽減させる必要があります。

たとえば長時間の外回りでは肉体的な負担を抱え、契約書や見積書の作成では精神的に疲労します。

外回りや事務作業にかける時間を削減したり、仕事量を減らしたりできると、営業担当者のストレスを軽減できます。

顧客満足度が向上する

営業を効率化すると、顧客とのコミュニケーションや契約後のアフタフォローに時間を割けます。たとえば時間に余裕のできた営業担当者は、顧客の課題やニーズのヒアリング方法を見直して顧客対応を改善できます。顧客対応が改善されることにより、顧客満足度が向上するでしょう。

顧客満足度の向上は、リピート率の上昇や解約率の低下につながります。既存顧客が商品やサービスのよい口コミを広げたり、新規顧客を紹介してくれたりすることもあります。

営業を効率化するまでの流れ

営業を効率化するまでの流れは次のとおりです。

• 営業業務の現状を確認する
• 業務に優先順位をつけて整理する
• 業務を効率化するための計画をたてる

各プロセスについて詳しく解説します。

営業業務の現状を確認する

まずは営業担当者が負担に感じる業務内容や、各業務にかかる工数をヒアリングしましょう。たとえば、次のような業務上の負担が考えられます。

• メール作成に時間がかかる
• 営業リスト作成に時間がかかる
• 見積もりや契約書の作成に時間がかかる

営業が負担に思う業務内容は、これ以外にもある可能性があります。しっかりと現状をヒアリングすることが大切です。

業務に優先順位をつけて整理する

営業業務の現状を把握したら、業務内容に優先順位をつけます。優先順位をつける場合は、次のように分類するとよいでしょう。

• すぐに対応すべき業務
• 計画的に対応すべき業務
• 社外に外注すべき業務

すぐに対応すべき業務は1ヶ月の期限、計画的に対応すべき業務には半年の期限を設けるなどルール化しておくとよいでしょう。分類した業務は整理して、いつでも確認できるようにしておくと、さらに業務を効率化できます。

業務を効率化するための計画をたてる

最後に業務を効率化するための計画をたてましょう。計画をたてる場合は効率化するために必要なタスクについて、担当者や完了までの期限を決めることをおすすめします。

担当者を決めると責任の所在がわかりやすくなり、期限を決めると効率化が計画通りに進みやすくなります。次に、営業を効率化するための具体的な方法を説明します。

営業を効率化する方法6選

営業を効率化する方法は、次のとおりです。

• インサイドセールスを導入する
• FAQを充実させる
• 顧客リストを作成する
• 営業マニュアルを作成する
• 外部委託する
• 営業支援ツールを利用する

それぞれについて詳しく解説します。

インサイドセールスを導入する

インサイドセールスとは、電話やメール、オンライン会議ツールを使用して顧客にアプローチする方法です。顧客のオフィスに足を運ぶ必要がないため移動時間を削減できます。商談1件当たりにかける時間を短縮できるため、商談数を増やせるメリットもあります。

FAQを充実させる

FAQとは、顧客から頻繁に尋ねられる質問とその答えです。FAQをホームページに掲載すると、顧客が疑問点について自己解決できるため、問い合わせ件数を減らせます。見込み客からの質問への対応時間を削減できるため、業務の効率化につながります。

顧客リストを作成する

顧客リストを作成すると顧客へのアプローチを効率化ができます。受注確度の高い顧客順に並び替えると、優先度の高い顧客からのアプローチが可能です。

また営業部門全体でリストを共有すると、同じ顧客に電話やメールをするミスを防げるでしょう。さらに顧客情報をマーケティング部門などの他部署とも共有すると、部門間の連携がとれやすくなります。

営業マニュアルを作成する

営業マニュアルを作成すると、業務の引継ぎや新人の教育のための工数を減らせます。営業担当者がマニュアルに沿って活動を行えば、営業の品質も安定するでしょう。営業業務を特定の社員しかできないといった属人化も防げます。

外部委託する

営業の一部を専門の業者に外部委託すると業務を効率化できます。不得手な業務は外部委託して、自社の営業担当者が得意な業務に集中できる環境を整えることもおすすめです。

外部委託先としては、たとえば営業代行会社が考えられます。営業代行会社にも営業関連の業務のすべて受け持つ会社と、業務の一部を担う会社があります。自社の目的や状況に合わせて、営業代行会社に外部委託するとよいでしょう。

以下の記事で営業代行について詳しく解説しています。参考にしてください。

参考：営業代行とは？利用する際のポイントやメリット・デメリットも解説

営業支援ツールを利用する

営業支援ツールは、営業活動や顧客データを整理、分析するためのツールでSFAツールとも呼ばれます。インターネットを介してクラウドで情報を管理できるため、顧客情報や商談ナレッジを営業部門で場所を選ばずに共有できます。

現在はさまざまな営業支援ツールがあるため自社の営業活動に適したツールを選ぶとよいでしょう。以下でおすすめの営業支援ツールを紹介します。

営業を効率化するためのツール

営業を効率化するためのおすすめツールは、次のとおりです。

• Adobe Marketo Engage
• Senses
• Sansan

各ツールの特徴や業務のサポート範囲を紹介します。

Adobe Marketo Engage｜リード獲得向けのツール

Marketoはリード獲得に関連する業務をサポートする営業支援ツールです。見込み客が商品やサービスに興味を持ち利用をはじめるまでの流れを設計します。

リードを教育、育成して商談に結び付けるまでの業務についてサポートを受けられるため、営業の効率化が期待できます。

Senses｜顧客や営業に関する情報管理向けのツール

Sensesは、顧客情報や営業活動に関する情報を一元でクライド管理できるツールです。必要な情報をすぐに取り出せるように設計されているため、膨大な顧客情報を営業活動に利用しやすい点が特徴です。

目標値や実績値を自動でレポート化する機能も備えられており、会議に必要な資料作りの時間も短縮できます。直感的に利用できるように設計されていて、扱いやすい点も魅力です。

Sansan｜名刺管理ツール

Sansanは名刺管理を効率化してくれるツールです。紙の名刺をコンピューターに取り込み、全従業員で共有できます。名刺にある顧客情報を営業活動に役立てて、業務を効率化します。

メールの署名から顧客情報を蓄積する機能や、オンラインの商談で名刺交換をする機能も搭載されおり、インサイドセールスにも役立つツールです。

営業効率化の成功事例

営業の効率化にもさまざまな方法がありますが、ここでは顧客情報のデジタル化と営業会議の短縮についての成功事例を紹介します。参考にしてください。

京都銀行｜顧客情報をデジタル化

京都銀行は名刺管理ツールのSansanを導入して顧客情報をデジタル化することで、業務を効率化できました。Sansanの導入以前は、問い合わせがあったときなどに、過去の顧客情報を探すための工数がかかる点に課題を感じていたのです。さらに異動などで前任者が担当部署に不在の場合は、顧客の詳細について電話で確認する必要もありました。

そこでSansanを導入したことで、顧客情報を簡単に検索できるようになりました。営業担当者が名刺の情報を整理したり、探したりする時間が大幅に削減され、業務の効率化に成功したのです。

株式会社パフ｜営業会議の短縮

株式会社パフはSensesを導入することで、蓄積されたデータから会議資料を作成できるようになり、営業会議の事前準備にかかる時間の短縮に成功しました。

営業プロセスも記録されているため、担当者へのヒアリングの時間も削減できました。ヒアリングをするための会議から、対策を検討するための会議へと建設的な話し合いができるようになり、業務を効率化できたのです。

またセミナーに参加した見込み客へのメールなどの情報をSensesで一括管理できるため、営業担当者間の情報共有がスムーズになりました。

まとめ

営業の効率化に成功すると、売上の向上や営業担当者の負担の減少、顧客満足度のアップにつながります。この記事では営業を効率化する方法やおすすめの営業支援ツールを紹介しました。ぜひ自社の営業の効率化にお役立てください。

営業を効率化するためには、インサイドセールの導入もおすすめです。豊富な実績のある会社からインサイドセールスのサポートを受けたい場合は、弊社への依頼をご検討ください。3,000社以上のサポート実績があり、インサイドセールに向けた課題解決策の提案などを行っています。

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